El presente aviso tiene como objetivo dar a conocer a los clientes de la firma, los términos y condiciones del servicio, mismos que normaran y conciliaran los derechos y obligaciones de ambas partes, con el objetivo de dar certeza ante los posibles hechos de confusión o discrepancia en el desarrollo de la relación jurídica que ambas partes han consentido desarrollar.
Por lo antes mencionado, se pone a disposición las siguientes clausulas para su conocimiento:
El precio del servicio está pactado en la cotización o propuesta del servicio, se cobrará de manera mensual y la factura se emitirá dentro de los primeros 5 días del mes, teniendo como fecha límite de pago el 15 de cada mes.
Cuando se ajusten los precios del servicio, la firma enviará al cliente una nueva propuesta de cotización con la exposición de motivos respecto al aumento o disminución, una vez negociada y aceptada la nueva cotización, el cliente deberá expresar su acuerdo. El nuevo precio se cobrará al mes siguiente de la aceptación por parte del cliente.
Cualquier personalización de los servicios incurre en un costo extra.
La firma reserva su derecho a restringir o suspender el servicio el servicio si el cliente presenta atrasos en el pago de los honorarios, de acuerdo a la siguiente tabla:
Si pasados los 60 días de atraso en el pago del servicio no se tiene respuesta del cliente o no existe algún tipo de negociación, la firma informará al área Jurídica para iniciar las gestiones para la terminación del servicio por abandono del cliente y se le informará de manera oficial el termino. Al día siguiente de la notificación del término la firma procederá a envíar al ultimo correo oficila del cliente registrado por la firma la firma electrónica, datos sensibles y toda aquella información que se haya generado en la prestación de los servicios y se eliminará definitivamente de los servidores informaticos de almacenamiento de la firma, terminando totalmente toda obligación de la firma para con el extinto cliente.
Los papeles de trabajo, cédulas, matrices y demás herramientas desarrolladas para la prestación del servicio se consideran propiedad intelectual de la firma y no se proporcionaran al cliente en su formato editable, solo se podrá proporcionar en formato PDF para su visualización y rendición de cuentas, salvo que este pague por ellas la cantidad acordada.
Ante un trabajo de auditoria, revisón fiscal, actualización de obligaciones fiscales o trabajos especiales, la firma dará 90 días naturales de garantia por el informe presentado, siempre que los hechos y pruebas imputen la responsabilidad de la firma.
Para el caso de los clientes que tengan el servicio de declaraciones fiscales, contanbilidad financiera y contabilidad de nóminas, la garantía es durante todo el tiempo de la realación con la firma y hasta 30 días posteriores al termino de la relación, iempre que los hechos y pruebas imputen la responsabilidad de la firma.
En caso de que el contribuyente, la administración, el representante legal o administrador designado por el cliente omita, mutile u oculta información por error o dolo, será únicamente su responsabilidad y eximirá a la firma de cualquier multa, recargo o actualización o hecho jurídico que en su contra pudiera obrar. Así mismo, por este hecho, la firma se reserva su derecho a suspender los servicios y en su caso ejercer cualquier acción legal que considere prudente.
La firma elabora un documento llamado “Informe de Posición Fiscal y Estado del Servicio” herramienta que servirá para tener mayor control y conocimiento de las obligaciones y asuntos fiscales de los clientes, así como el seguimiento oportuno y eficaz de los pagos de los servicios que la firma ofrece. Este informe se enviará por correo electrónico registrado y autorizado por la firma dentro de los 5 primeros días del mes posterior al cierre en conjunto con la factura de los honorarios del mes corriente.
Las declaraciones mensuales de los impuestos se enviarán al correo electrónicoregistrado por la firma, al igual que las líneas de captura para su pago, teniendo como política generar las líneas de captura menores a pagar por $2,000.00 pesos, si el importe es mayor se solicitará visto bueno y autorización por parte del cliente.
Si una línea de captura vence y no se pagó, el cliente deberá solicitar a la firma vía correo que generé una nueva, exponiendo los motivos del por qué no se pagó. Esto anterior no limita a que no se genere la nueva línea de captura, sin embargo, se busca delimitar las responsabilidades en la omisión del pago de las contribuciones. Adiconalmente, en medida de lo posible se solicita que al realizar el pago de dichas contribuciones en respuesta al correo se nos anexe el comprobante de depósito para verificar en la plataforma del SAT que ha sido aplicado correctamente.
La firma dará preferencia a las solicitudes realizadas vía correo electrónico a facturas.clientes@contiva.mx volviéndose este el medio oficial para la recepción de facturas, sin embargo, el grupo de WhatsApp asignado seguirá atendiendo solicitudes pero con un tiempo de respuesta mayor al de las solicitudes vía correo, por lo cual se invita a hacer los planes necesarios para solicitar por correo las facturas.
La administración o el contribuyente es dueña y responsable de la información generada y enviada a la firma.
Para el caso de prestación de servicios a una persona moral, sociedad conyugal o asociación comercial, se deberá asignar un enlace administrativo único quien tenga la autorización en enviar y recibir información que a su vez será trasmitida a los interesados. Solo de ese enlace y sus medios autorizados es que se recibirán indicaciones y a su vez se enviará la información.
Toda la información generada y enviada al enlace será vía correo electrónico, correo tradicional y por el grupo de WhatsApp autorizado.
Toda la información será resguardada en los servidores de la firma con los estándares de seguridad que garantice su correcto tratamiento.
La firma no tendrá acceso a servidores, equipos de cómputo, bases de datos, papeles de trabajo o demás medios sensibles de información de la empresa, salvo que se realicen trabajos especiales o que la operación así lo demande, siempre y cuando se tenga autorización previa del cliente y se llevará un bitácora de actividades y accesos.
El uso y transmisión de la información por parte del cliente es únicamente su responsabilidad, puesto que sus datos e información se encuentran protegidos por el aviso de privacidad y protección de datos.
El aviso de privacidad y tratamiento a los datos personales se encuentra publicado en la página www.contiva.mx/privacidad.
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