Viáticos (gastos) no comprobados por el trabajador

Los viáticos son erogaciones que realiza el trabajador a nombre de la empresa por concepto de encomienda de trabajo, sobre algún asunto particular que se asigne fuera de la empresa (50 km redondos de la matriz) para perseguir los fines planteados por la administración.

Sin embargo, por disposiciones expresas de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y del Impuesto al Valor Agregado, para ser deducibles fiscalmente, se deben cumplir con ciertos requisitos, entre varios que dichas leyes nos listan es que se emita CFDI.

Teniendo como primer problema, desafortunadamente para el contribuyente por asuntos demográficos, sociales y económicos, algunos proveedores tienen la dificultad de emitir dicho CFDI (zonas rurales o marginación económica), dificultando a las entidades a cumplir con dichas disposiciones para ser deducible el gasto erogado por el trabajador.

Esto no quiere decir que el trabajador no efectuó dicho desembolso, por lo que para efectos fiscales no surtirá efecto, pero para comprobación del gasto por el viático otorgado si será válido.

Si el trabajador al momento de comprobar dichos gastos presenta las facturas, notas de remisión, notas comerciales o algún comprobante que fehacientemente demuestre el gasto, el trabajador ya no tendrá deuda alguna con la empresa por concepto de comprobación de viáticos.

Por el contrario, si el trabajador no comprueba el gasto mediante lo anterior citado, este deberá devolver la cantidad no comprobable a la empresa; si el trabajador no cuenta con el dinero del reembolso de los viáticos, se podrá proceder de dos maneras.

1. Descontar al trabajador dicho monto, que en ningún caso podrá exceder el 25% del sueldo entregable en efectivo o equivalente, y no generará en ningún caso interés o comisión. (Fundamento en la Ley Federal del Trabajo)
2. Se acumulará el ingreso al trabajador por concepto de sueldo y el patrón dará el tratamiento a dicho gasto como un sueldo o adelanto de sueldo. (Fundamento en la Ley Federal del Trabajo y tratamiento según la Ley del Impuesto Sobre la Renta)

Dicho lo anterior, se entiende que es responsabilidad del trabajador cumplir con entregar la comprobación de sus viáticos en un plazo no mayor a 5 días hábiles a la designación de su trabajo foráneo; esto no tendrá repercusiones jurídicas para el trabajador puesto que la empresa tiene manera de resarcir el daño por no justificar el gasto, pero sí podrá tener repercusiones a nivel de control interno, siempre y cuando el manual de políticas y procedimientos de la entidad así lo estipule, por lo que la Secretaria de Trabajo y Previsión Social condenando los castigos arbitrarios según dictan sus normas de aplicación general.

Hay que contemplar dichos puntos al momento de planificar los gastos de viáticos para ejercer estrategias de control interno que mitiguen el riesgo futuro que esto pueda ocasionar. Adicionalmente, se recomienda consultar el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal del 2017, que entró en vigor el 1 de Enero de 2018, que contempla el esquema fiscal que la ley dispone para el concepto de facturación por viáticos.